Wykorzystywanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej

Wykorzystywanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej

 

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy często wykorzystują nie tylko samochody będące środkami trwałymi czy będące przedmiotem leasingu. Często zdarza się, że przedsiębiorca wykorzystuje na potrzeby firmy samochód prywatny.

Samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym i nie jest przedmiotem leasingu zdaniem organów podatkowych wykorzystywany jest tylko częściowo na potrzeby działalności. W związku z tym wydatki związane z korzystaniem z takiego samochodu mogą być kosztem jedynie w tej części, która związana jest z wykorzystaniem auta na potrzeby firmowe. Zasadą jest, że do kosztów zalicza się wydatki faktycznie poniesione na korzystanie z takiego samochodu, nie więcej jednak niż limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu.

Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania przebiegu samochodów osobowych (nie będących środkami trwałymi ani leasingowanymi) w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z nimi związanych.

W dzisiejszym artykule przybliżam zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystywaniem prywatnego samochodu przedsiębiorcy.

 

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

  • samochodów używanych przez pracowników (będące własnością pracownika lub innej osoby w związku z podróżą służbową lub wykonywaniem obowiązków służbowych w jazdach lokalnych),
  • niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, w tym także samochód osobowy stanowiący własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika

 

Ewidencja przebiegu pojazdu

Podatnik, który dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym ani nie jest używany w ramach leasingu ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja jest podstawowym warunkiem zaliczenia wydatków związanych z korzystaniem z takich samochodów do kosztów uzyskania przychodów.

Najczęściej wykorzystywanymi samochodami w działalności gospodarczej są samochody prywatne przedsiębiorców (wykorzystywane na potrzeby działalności), samochody własne pracowników, którymi wykonują oni wyjazdy związane z pracą, samochody wykorzystywane na podstawie umowy najmu, użyczenia itp. Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystaniem tych samochodów uzależnione jest od prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (wyjątkiem jest sytuacja gdy wydatki związane z korzystaniem z samochodu przez pracownika rozliczane są ryczałtowo). W myśl art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, brak ewidencji przebiegu oznacza, że wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Obowiązek zaprowadzenia ewidencji wynika z faktu, że podatnik nie może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wszystkich wydatków związanych z samochodem nie będącym składnikiem majątku lub przedmiotem leasingu a jedynie część tych wydatków, która związana jest z działalnością gospodarczą. Wysokość wydatków, które mogą być kosztami ograniczona jest iloczynem kilometrów przejechanych na potrzeby działalności i stawki za kilometr określonych w przepisach.

Ewidencja przebiegu pojazdu służy więc ustaleniu limitu wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Oprócz ewidencji przebiegu należy więc również prowadzić zestawienie wydatków związanych z samochodem osobowym (zakup paliwa, naprawy, części, opłaty). Wprawdzie obowiązek prowadzenia zestawienia nie wynika wprost z przepisów ale wyjaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte w rozporządzeniu (pkt 13) wskazują na takie zestawienie: „Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie (kolumnie 13) po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.”

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  1. nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  2. numer rejestracyjny pojazdu
  3. pojemność silnika,
  4. kolejny numer wpisu,
  5. datę i cel wyjazdu,
  6. opis trasy (skąd – dokąd),
  7. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  8. stawkę za 1 km przebiegu,
  9. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
  10. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. 

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. należy ją uzupełniać po każdym dokonanym wyjeździe. Ewidencję taką powinna prowadzić osoba, która faktycznie korzystała z pojazdu samochodowego.

Wzór: Ewidencja przebiegu pojazdu

 

Imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania:………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Marka samochodu :………………………………………………………………………………………………………………….

Nr rejestracyjny:……………………………………………………………………………………………………………………….

Poj. silnika: ……………………………………………..

 

 

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU W MIESIĄCU ……. ROK……..

 

 

Lp.

 

Data wyjazdu

Trasa skąd-

-dokąd

 

Cel wyjazdu

Ilość przejechanych kilome­trów

Stawka

za 1km

przebiegu

 

Wartość

 

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Suma:

 

 

 

 

Sporządzono dnia : ……………………………………………………………………………………………………….

Oświadczam, że ww. przebieg pojazdu jest zgodny ze stanem faktycznym.

…………………………………………..

(podpis pracownika)

 

Zatwierdzam

 

……………………………………………

(podpis pracodawcy

lub osoby działającej w jego imieniu)

 

Dla potrzeb ustalenia rzeczywiście poniesionych w danym miesiącu wydatków związanych z samochodem nie będącym składnikiem majątku lub przedmiotem leasingu należy też sporządzać wspomniane w wyjaśnieniach do wzoru księgi zestawienie wydatków.

Wzór: Zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu

 

L.p

Nr dowodu zakupu

Data zakupu

Rodzaj wydatku

Wartość w zł

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Razem za miesiąc……………….

 

 

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 4 jest stawką określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika. Wysokość stawek za 1 km przebiegu określona została Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z rozporządzeniem koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2) dla motocykla – 0,2302 zł,

3) dla motoroweru – 0,1382 zł.

Rozporządzenie dopuszcza przyjęcie ryczałtowej liczby kilometrów w przypadku wykonywania jazd lokalnych przez pracownika bądź przedsiębiorcę. Limit ustalony został w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których wykonywane są jazdy służbowe: 

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców, 

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, 

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców. 

Powyższe limity mogą zostać podwyższone do:

– 1500 km dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych,

– 3000 km dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej. 

Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu są dokonywane miesięcznie. Podobnie zapisy dokonywane w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu wpisywane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco. Oznacza to, że jeżeli rzeczywiste wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego przekroczą limit kilometrów przejechanych w danym miesiącu, to o ile nie będą one stanowiły w bieżącym miesiącu kosztów podatkowych, o tyle w następnym miesiącu będą podlegały rozliczeniu oczywiście również w ramach limitu.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest ewidencją służącą do ustalenia limitu wydatków podlegających odliczeniu, przy uwzględnieniu faktycznej liczby przejechanych kilometrów.

Aby wydatki związane z samochodem osobowym mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu koniecznym jest spełnienie następujących warunków:

·         samochód wykorzystywany jest dla potrzeb działalności gospodarczej,

·         podatnik musi umieć wykazać bezpośredni związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, oraz to, iż jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu,

·         wydatki faktycznie poniesione nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach,

·          w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

 

Przykład :
Pan Kowalski wykorzystuje w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej swój prywatny samochód o pojemności skokowej silnika 1600 cm³. Pan Kowalski przejechał w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w poszczególnych miesiącach następującą liczbę kilometrów:

  • w styczniu – 250 km,
  • w lutym – 197 km,
  • w marcu – 123 km.

Odpowiednio w poszczególnych miesiącach pan Kowalski poniósł wydatki w wysokości:

  • w styczniu – 300 zł
  • w lutym – 250 zł
  • w marcu – 80 zł.

Limit wydatków ustalony w ewidencji przebiegu pojazdu będzie wyglądał następująco:

  • w styczniu 250 x 0,8358 = 208,95,
  • w lutym 197 x 0,8358 = 164,65,
  • w marcu 123 x 0,8358 = 102,80.

Jako podstawę do rozliczeń pan Kowalski powinien przyjąć stawkę za 1 km przebiegu wynoszącą 0,8358 zł.

Miesiąc

Koszty według ewidencji

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczono kwotę

Przebiegu pojazdu

Kosztów eksploatacji samochodu

miesięcznie

narastająco

miesięcznie

narastająco

Miesięcznie

narastająco

Styczeń

208,95

208,95

300

300

208,95

208,95

Luty

164,65

373,60

250

550

164,65

373,60

Marzec

102,80

476,40

80

630

102,80

476,40

RAZEM

476,40

 

630

 

476,40

 


Styczeń

W styczniu iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu jest niższy niż faktyczne wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Mniejsza z wartości, czyli 208,95 zł, powinna być ujęta w kosztach uzyskania przychodów. Do odliczenia w następnych miesiącach pozostaje kwota 91,05 zł (300 – 208,95).

Luty

W lutym, podobnie jak w poprzednim miesiącu, iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu jest niższy niż faktyczne wydatki związane z użytkowaniem samochodu od początku roku do końca miesiąca, za który jest dokonywane rozliczenie. Limit odliczenia liczony narastająco wyniósł 373,60 zł, zaś faktyczne wydatki za ten okres wyniosły 550 zł. Z tej kwoty odliczone zostało 208,95 zł. W lutym do kosztów można w ramach limitu kilometrówki zaksięgować 164,65 zł (373,60 – 208,95). Do odliczenia w następnych okresach pozostaje kwota 176,40 zł (550 – 373,60).

Marzec

W marcu ustalony miesięczny limit kilometrówki wyniósł 102,80 zł i był wyższy niż faktyczne wydatki w tym miesiącu, które wyniosły 80 zł. Oznacza to, że w marcu podatnik będzie miał prawo do rozliczenia części dotychczas nierozliczonych faktycznych wydatków (176,40 zł). Niemniej limit kilometrówki liczony od początku roku jest znacznie niższy niż faktyczne wydatki w tym okresie. Limit wydatków od początku roku wyniósł 476,40 zł, zaś faktycznie zaliczono do kosztów 373,60 zł. Różnica, czyli 102,80 zł, będzie podlegała zaksięgowaniu w marcu do kosztów podatkowych. Kwota ta uwzględnia 80 zł faktycznych wydatków z marca oraz 22,80 zł jako rozliczenie wydatków z poprzednich miesięcy. W następnym miesiącu pozostaje do rozliczenia 153,60 zł.

Obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy m.in. używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. Oznacza to, że jedynie dla samochodu osobowego należy zaprowadzić ewidencję przebiegu. Jeżeli podatnik wykorzystuje na potrzeby działalności np. samochód ciężarowy nie będący składnikiem majątku firmy to do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można wszystkie poniesione na ten samochód ciężarowy wydatki, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.

 

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Ciołka 12 lok. 421

Warszawa, mazowieckie

Telefon: +48 513 14 11 11

E-mail: makowski@doradca-podatkowy.net.pl