Świadczenia z tytułu podróży służbowej

Świadczenia z tytułu podróży służbowej

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów: diet i innych należności za czas podróży (kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).

Wysokość tych świadczeń wynika z przepisów i generalnie zależy od czasu trwania i miejsca docelowego podróży służbowej. W tekście postaram się wyjaśnić zasady ustalania należności przysługujących z tytułu zarówno krajowej jak i zagranicznej podróży służbowej.

 

Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Rozporządzenie, jak sam tytuł wskazuje, ma zastosowanie do pracowników sfery budżetowej. Inni pracodawcy nie muszą się do niego stosować, ale są dwa warunki. Jeżeli pracodawca (spoza sfery budżetowej) chce zastosować inne wysokości diet to:

  1. Wysokość diety z tytułu podróży zagranicznej nie może być niższa od diety krajowej określonej rozporządzeniem (obecnie jest to 30 zł). Jeżeli jednak dieta jest wyższa niż określona w rozporządzeniu to nadwyżka podlega opodatkowaniu (oraz składkom ubezpieczeniowym);
  2. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej należy określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeżeli w dokumentach tych nie ma postanowień dotyczących diet to pracownikowi przysługują należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

 Przepisy rozporządzenia wskazują zasady ustalania wysokości należnych świadczeń zarówno w przypadku podróży krajowej jak i zagranicznej.

 

Diety

 

Podróż krajowa

W krajowej podróży służbowej dieta ma na celu pokrycie pracownikowi kosztów wyżywienia. Zgodnie z przepisami wysokość diety wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1)            jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)            jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jednocześnie należy pamiętać, że dieta nie przysługuje:

  1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi powrót do domu (np. na weekend) w trakcie trwania podróży służbowej.
  2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Jeżeli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie wówczas dieta odpowiednio się zmniejsza, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  1. śniadanie – 25% diety;
  2. obiad – 50% diety;
  3. kolacja – 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, wówczas również należy odpowiednio pomniejszyć dietę.

 

Przykład

Pan Wacław został wysłany w pięciodniową krajową podróż służbową. Nocował w hotelu, który w ramach usługi zapewniał śniadanie. Podróż służbowa obejmowała cztery noclegi. Jaka dieta przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej?

Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 30 zł (czyli 150 zł). Jednocześnie pracownik miał zapewnione cztery śniadania więc wysokość diet należy pomniejszyć o 25% za dzień:

4 x (30 zł x 25%) = 4 x 7,5 zł = 30

Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 120 zł (150 – 30).

 

 

Podróż zagraniczna

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

 

Dieta w podróży zagranicznej oprócz podwyższonych kosztów wyżywienia ma również pokryć pracownikowi inne, drobne wydatki. Należność z tytułu diet zagranicznych oblicza się w następujący sposób:

1)            za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)            za niepełną dobę podróży zagranicznej:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Dieta w podróży zagranicznej wyrażona jest w walucie danego kraju, ale zgodnie z przepisami może ona być wypłacana w polskich złotych według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Jeżeli w czasie podróży pracownik otrzymuje wyżywienie, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

  1. śniadanie – 15% diety,
  2. obiad – 30% diety,
  3. kolację – 30% diety,
  4. inne wydatki – 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, wysokość diety należy odpowiednio pomniejszyć (tak jak w przypadku diety krajowej).

 

Przykład

Pracodawca wysłał Panią Iwonę w 15 dniową podróż do Niemiec. Pracownica otrzymała zwrot poniesionych przez nią wydatków za podróż oraz hotel. W cenie usługi hotelowej zawarty był również koszt śniadania. Pani Iwona ma prawo do diet określonych rozporządzeniem. Jaka kwota diet jej przysługuje?

Stawka diety z tytułu podróży do Niemiec wynosi 49 euro za dobę, co przy 15 dniowej podróży daje kwotę 735 euro. Zauważmy jednak, że Pani Iwona miała zapewnione śniadania co oznacza, że wysokość jej diety należy zmniejszyć o 15% tak więc: 735 euro – 15% = 624,75 euro.

 

Koszty przejazdu

Pracownikowi będącemu w podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) przysługuje zwrot kosztów przejazdu.

Wysokość kosztów przejazdów obejmuje cenę biletu, wraz z opłatami dodatkowymi (np. miejscówka, czy miejsce w wagonie sypialnym), z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje (czyli pracodawca zwraca tyle ile pracownik faktycznie zapłacił).

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym (motocyklem lub motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadku wysokość kosztu przejazdu określa się iloczynem przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Stawki za jeden kilometr wynikające z przepisów wynoszą (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).:

1)            dla samochodu osobowego:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2)            dla motocykla – 0,2302 zł,

3)            dla motoroweru – 0,1382 zł.

Do limitu określonego stawką kilometrową nie zalicza się opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia do niezbędnych wydatków, które pracodawca zwraca na podstawie dowodu poniesienia zalicza się m. in. opłaty za parkingi czy za przejazd płatną autostradą. Wydatki te rozlicza się więc poza tzw. kilometrówką i przysługują pracownikowi oddzielnie, w wysokości faktycznie poniesionej. Takie podejście do omawianej kwestii potwierdzają organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2014 r., ILPB1/415-532/14-4/AMN).

Zwrot poniesionych opłat za autostradę czy parking jest wolny od podatku (i składek) dla pracownika. Natomiast pracodawca do kosztów może zaliczyć wydatki z tytułu używania samochodów do wysokości kilometrówki. Ustawy o podatku dochodowym (art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof) wskazują, że nie zalicza się do kosztów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, dotyczących należności za podróże służbowe. Taką interpretację prezentuje m. in. wyrok WSA w Warszawie z 30 czerwca 2014 r.,II SA/WA 158/14, w którym Sąd stwierdził:

Opłata za płatną autostradę jak też parking wiąże się nierozerwalnie używaniem samochodu osobowego, a zatem jest objęta limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p. i nie może być zaliczona do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., w pełnej wysokości.

Inaczej ma się jednak rzecz z kosztami związanymi z samochodami z wypożyczalni. W przypadku takich aut czynsz za najem samochodu zalicza się do kosztów w pełnej wysokości (o ile oczywiście wydatek ten ma związek z przychodami), natomiast pozostałe wydatki związane z tym samochodem (czyli paliwo, autostrady, parkingi) zalicza się do kosztów do limitu wynikającego z „kilometrówki”. Takie stanowisko potwierdził Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r. DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005, w której czytamy:

 (…) uznać należy, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w tych przepisach. Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się bowiem w kategorii wydatków, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT.

 

Nocleg

Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów noclegu pracownika w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, nie więcej jednak niż limit określony przepisami. W podróży krajowej limit ten wynosi dwudziestokrotność stawki diety (czyli 600 zł).

Dla podróży zagranicznych limit ten został wskazany w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach (np. niemożność znalezienia noclegu, którego koszt mieściłby się w limicie) zwrot może być dokonany w wysokości przekraczającej limit.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości:

  • 150% diety w przypadku podróży krajowej
  • 25% limitu w przypadku podróży zagranicznej (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu).

Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.

 

Przykład

Limit noclegowy określony w przepisach wskazuje np. że koszt noclegu w podróży służbowej do Grecji nie może przekroczyć kwoty 140 euro. Oznacza to, że pracownik szukając sobie hotelu w trakcie podróży powinien znaleźć taki, który kosztuje do 140 euro.

 

Limit określony w rozporządzeniu służy pracodawcy do tego by „ograniczyć rozrzutność pracowników” w poszukiwaniu noclegu. Faktycznie więc to pracodawca decyduje czy limit ten będzie stosował. Pracodawca może np. przyjąć limit wyższy, bądź też zwracać pracownikom wydatki w pełnej wysokości. Mówiąc wprost: nikt nie broni pracodawcy wyrazić zgody na zakwaterowanie pracowników w hotelach pięciogwiazdkowych – dla pracownika takie świadczenie jest oczywiście wolne od podatku, dla pracodawcy stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Ważne jednak żeby pracownicy mieli w tej kwestii jasność i przed wyjazdem wiedzieli czy muszą szukać noclegu, którego koszt mieści się w limicie, czy mogą ponieść wydatki wyższe i zostaną one im zwrócone przez pracodawcę.

 

Inne świadczenia

Przepisy wskazują również inne świadczenia, które przysługują pracownikowi będącemu w podróży służbowej.

Podróż krajowa

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów a także w sytuacji gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. pracownik rozlicza te koszty na podstawie rachunków za taksówkę).

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

 

Podróż zagraniczna

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku, gdy pracownik ponosi te koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Zwrot dojazdów środkami komunikacji miejskiej określa się ryczałtem w wysokości 10% diety zagranicznej.

Inne należności za czas podróży do wypłacenia których zobowiązany jest pracodawca obejmują na przykład: koszt przewozu bagażu osobistego, koszt leczenia oraz leków.

 

 

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy) do wysokości określonej w rozporządzeniu wolne są od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dla pracodawcy świadczenia te będą kosztem uzyskania przychodu.

Świadczenia takie nie stanowią również podstawy do wymiaru składek ubezpieczeniowych, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 2236 z późn. zm.).

 

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Ciołka 12 lok. 421

Warszawa, mazowieckie

Telefon: +48 513 14 11 11

E-mail: makowski@doradca-podatkowy.net.pl