Obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) zliberalizowało zasady przesyłania e-faktur, zrywając z obowiązkiem ich przesyłania tylko i wyłącznie przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego albo transmisji danych EDI.
Najważniejszą zmianą wprowadzoną od 1 stycznia 2011 r. jest dopuszczenie by faktury elektroniczne przesyłane były w dowolnym elektronicznym formacie i formie, pod warunkiem wyrażenia akceptacji przez odbiorcę faktury na taki sposób jej przesyłania oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą przesyłać faktury swoim klientom faktury np. mailem. Należy jednak pamiętać, że faktura elektroniczna musi spełniać określone wymogi.
Zgodnie w rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Autentyczności pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Natomiast przez „integralności treści faktury” rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Zgodnie z przepisami autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) – bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) – elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Bezpieczny podpis elektroniczny zgodnie z przepisami wskazanej ustawy to podpis, który:
a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Podatnik chcący wystawić faktury zabezpieczone bezpiecznym podpisem elektronicznym musi wykupić kwalifikowany certyfikat wraz z wlaściwym oprzyrządowaniem, na które składa się oprogramowanie, karta oraz czytnik.
Umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z 19.10.1994 r., 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. EDI (Electronic Data Intercharge) służy do przesyłania dokumentów handlowych. Ten rodzaj transmisji opisany jest stosownymi standardami i normami międzynarodowymi. Jako najważniejszy wskazuje się przyjęty przez ONZ standard UN/EDIFACT. Zawiera on ok. 200 typów dokumentów biznesowych, z czego w Polsce obecnie wymienia się cztery: zamówienie, faktura, raport magazynowy, awizo dostawy.
Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędne są: specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres partnera lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany partner wymienia. [1]
Przepisy obowiązujące do końca 2010 r. przewidywały wystawianie faktur elektronicznych wyłącznie w jednej z tych dwóch wskazanych form. Obecnie obowiązujące uregulowania dopuszczają w zasadzie każdą formę elektronicznego wystawienia i przesłania faktury, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Niestety, podatnicy mogą mieć problem z ustaleniem czy zastosowanie innego sposobu niż bezpieczny podpis elektroniczny lub system EDI spełnia wymogi określone przepisami.
Zgodnie z Dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r.,: „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług”.
W praktyce autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur mogą być zapewnione przez określenie, z jakiego adresu poczty elektronicznej faktury powinny być wysyłane. Można też posługiwać się adresami poczty elektronicznej, które są zabezpieczone loginem i hasłem. Dopuszczalne jest też wprowadzenie ograniczonego dostępu do przechowywanych e-faktur.[2]
Zgodnie z rozporządzeniem autentyczności pochodzenia faktury to „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. Nie ma przeszkód by faktura przesłana jako załącznik pdf w mailu była zgodna z przepisami o fakturach elektronicznych – istotne jest jednak, by można było udowodnić, że posiadana przez podatnika (odbiorcę) faktura pochodzi rzeczywiście od jej wystawcy. Dlatego niezbędne będzie także zarchiwizowanie źródła pliku zawierającego fakturę otrzymaną elektronicznie (ścieżki dostępu). Warunek ten będzie spełniony, jeśli podatnik będzie posiadał np. kopię wiadomości e-mail, do której załącznikiem była dana faktura. Ten warunek zostanie spełniony także wówczas, gdy podatnik będzie posiadał skrzynkę pocztową dedykowaną do otrzymywania faktur elektronicznych i będzie w stanie zarchiwizować skrzynkę w taki sposób, aby umożliwić także łatwy dostęp do faktur otrzymanych elektronicznie.[3]
Chodzi więc o to, aby posiadać nie tylko samą fakturę, ale także potrafić wskazać źródło jej pochodzenia i przez to udowodnić autentyczność jej pochodzenia. W przeciwnym wypadku organy podatkowe mogą próbować kwestionować faktury elektroniczne, jeśli podatnik nie będzie w stanie udowodnić tożsamości wystawcy faktury.
Warunkiem przesyłania faktur elektronicznych jest akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.
W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Rozporządzenie nakłada wymóg by faktury przesłane drogą elektroniczną były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.
Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Sposób przechowywania faktur elektronicznych i zapewnienie dostępu do nich organom podatkowym jest w zasadzie dowolny, byle zapewniał warunki wskazane w przepisie. Przykładowo, warunki takie zapewnia przechowywane faktur w folderach Microsoft Office SharePoint, które uniemożliwią usuwanie lub modyfikację faktur znajdujących się w takich folderach oraz zapewnienie dostępu do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury) oraz umożliwiającej ich bezzwłoczny pobór i możliwość ich łatwego odszukania (przetwarzania). (Interpretacja indywidualna Ministra Finansów – Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 13 czerwca 2011 r. IPTPP2/443-22/11-4/BM)
Akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, która była wyrażona na podstawie przepisów obowiązujących do końca 2010 r., zachowuje ważność na potrzeby stosowania przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2011 r.
[1] Michalik T., VAT 2010, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2010
[2] Matyszewska E., Nadal są kłopoty z e-fakturami. Trudno zapewnić autentyczność i integralność faktur, Dziennik Gazeta Prawna, 10.08.2011 r.
[3] Pogoński M., Piśmiennictwo: Praktyczne wyjaśnienia oraz wzory umów i pism, Serwis Prawniczy LexisNexis
Dodaj komentarz