Zwrot kosztów odwołania z urlopu

Odpowiedzi na te pytania znajdą Państwo w dzisiejszym artykule.

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.  Jednocześnie pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. 

Pracownik powinien sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów odwołania z urlopu. We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek oraz odwołania z urlopu. Trzeba również załączyć np. bilety czy faktury dokumentujące pobyt w hotelu. Zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie jest opodatkowany.  Nie stanowi on bowiem przychodu podlegającego opodatkowaniu w związku z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (przychody ze stosunku pracy).

Można się spotkać również z interpretacjami, że dokonany przez pracodawcę zwrot jest wprawdzie przychodem ze stosunku pracy ale korzysta ze zwolnienia z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy. Przepis ten stanowi, że wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W mysl takich interpretacji zwrot wydatków jest właśnie szczególnym odszkodowaniem przysługującym pracownikowi na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Mimo iż podatkowo nie ma większej różnicy czy zwrot ten nie podlega opodatkowaniu gdyż nie stanowi przychodu, czy z uwagi na to, że korzysta ze zwolnienia to rozróżnienie to ma istotne znaczenie na gruncie przepisów ubezpieczeniowych. Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161 poz. 1106 z późn. zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Rozporządzenie wymienia katalog przychodów nie stanowiących podstawy wymiaru składki ale nie ma wśród nich odszkodowań lub zadośćuczynień, których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych.

Przyjęcie, że zwrot jest przychodem pracownika oznaczałoby, że jest on wprawdzie wolny od podatku ale podlega składkom ubezpieczeniowym.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Literatura a także orzeczenia sądowe (np. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 kwietnia 2010 r. sygn. akt I SA/Go 56/10) wskazują, iż zwrot kosztów odwołania z urlopu nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto zwrócić uwagę, że przepis art. 167 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Nie ma więc wątpliwości, że pracownikowi przysługuje zwrot gdy pracodawca odwoła go z urlopu, na który już wyjechał. W związku z tym mogą się jednak pojawić wątpliwości czy pracownikowi przysługuje zwrot w sytuacji gdy poniósł wydatek na zaplanowany wypoczynek a do wyjazdu nie doszło ze względu na np. na przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę. Zgodnie z powołanym wyżej orzeczeniem sądu zwrot w takiej sytuacji również pracownikowi przysługuje i również nie będzie on podlegał opodatkowaniu:

„Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Zatem, wypłata (pokrycie) przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”