Wysłanie pracownika za granicę – o czym należy pamiętać.

Niniejszy artykuł stanowi mały poradnik dla pracodawców, którzy po raz pierwszy stoją przed wysłaniem pracownika za granicę; na co trzeba zwrócić uwagę, jakich formalności dopełnić przed wyjazdem.

Podróż służbowa czy odesłanie.

Pierwszą kwestią, która wiąże się z wyjazdem pracownika za granicę jest ustalenie czy będzie to podróż służbowa czy odesłanie. Kwestia ta ma istotne znaczenie jeżeli chodzi o ustalenie jakie świadczenia przysługują pracownikowi i jakie obowiązki jako płatnik będzie miał pracodawca.

Pracownikowi będącemu w podróży służbowej przysługują diety oraz inne świadczenia związane z podróżą służbową. Świadczenia te są wolne od podatku i wolne od składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast pracownik, który pracuje za granicą a nie jest w podróży służbowej jest pracownikiem odesłanym i w związku z odesłaniem nie przysługują mu żadne dodatkowe świadczenia, a jeżeli takie świadczenia otrzymuje to najczęściej będą one podlegały opodatkowaniu i składkom ubezpieczeniowym.

Głównym a w zasadzie jedynym kryterium, na podstawie którego można dokonać rozróżnienia czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy odesłaniem jest „miejsce pracy” określone w umowie o pracę. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę (czy też w aneksie do tej umowy) wówczas nie mamy do czynienia z podróżą służbową. Jeżeli jednak pracownik wykonuje pracę w miejscu, które nie jest wskazane w jego umowie o pracę wówczas znajduje się on w podróży służbowej.

Nie tylko Kodeks pracy

Wobec pracownika zatrudnionego przez polskiego pracodawcę, który pracuje za granicą nadal trzeba stosować przepisy Kodeksu pracy – czyli zapewniać mu te świadczenia, do których zgodnie z kodeksem ma prawo. Należy jednak pamiętać o tym że pracownik musi mieć zapewnione również takie warunki pracy jakie mają zagwarantowane pracownicy miejscowi. Jeżeli pracownik wykonuje pracę na terenie Unii Europejskiej to zastosowanie tutaj znajdą przepisy Dyrektywy 96/71 Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z 16.12.1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Dyrektywa ta gwarantuje pracownikom delegowanym na terytorium państw Wspólnoty takie same warunki jak pracownikom miejscowym w zakresie:

a) maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku;

b) minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych;

c) minimalnych stawek płacy, wraz ze stawką za nadgodziny;

d) warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej;

e) bezpieczeństwa, ochrony zdrowia i higieny w miejscu pracy;

f) środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych, kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;

g) równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów w dziedzinie niedyskryminacji.

Dla polskiego pracodawcy najważniejsze znaczenie będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi minimalnego wynagrodzenia gwarantowanego w danym państwie. Obowiązek dostosowania wynagrodzenia i innych warunków pracy do przepisów wewnętrznych danego państwa nie jest uzależniony od tego czy pracownik jest w podróży służbowej czy też jest odesłany. Jedynie krótkie oddelegowanie trwające do 7 dni nie nakłada obowiązku dostosowywania warunków pracy.

Gdzie podatki?

Wykonywanie pracy przez pracownika za granicą może powodować (i często powoduje) obowiązek zapłaty podatku za granicą. O tym, w którym kraju podlega opodatkowanie wynagrodzenia pracownika decydują przepisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zgodnie z przepisami umów, płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce otrzymuje z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w Polsce, chyba że praca najemna wykonywana jest w drugim państwie. Jeżeli praca jest tak wykonywana, to otrzymywane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim państwie. Zasada ta oznacza, że wynagrodzenia co do zasady podlegają opodatkowaniu w tym kraju, w którym praca jest wykonywana. Oczywiście tak jak od każdej zasady, tak i od tej są wyjątki.

Wynagrodzenie osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce otrzymywane za pracę najemną wykonywaną w drugim państwie będzie podlegało opodatkowaniu tylko w Polsce, jeżeli zostaną spełnione łącznie trzy warunki:

a) pracownik przebywa w drugim państwie przez okres lub okresy nie przekraczające łącznie 183 dni w okresie dwunastu miesięcy rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym, i

b) wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie, i

c) wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład, który pracodawca posiada w drugim państwie.

Jeżeli zostaną spełnione powyższe warunki to wynagrodzenie pracownika pracującego za granicą nadal  będzie podlegało opodatkowaniu w Polsce. Jeżeli nie zostanie spełniony jeden czy więcej z powyższych warunków wynagrodzenie pracownika będzie podlegało opodatkowaniu w tym kraju, w którym wykonuje pracę. Tak więc zarówno pracodawca jak i pracownik powinni przeanalizować dokładnie warunki pracy za granicą by umieć określić, w którym kraju należy płacić zaliczki (podatek) od dochodów z pracy na terenie innego kraju.

Gdzie ubezpieczenie?

Jeżeli pracownik wykonuje pracę w kraju nie będącym członkiem UE lub w kraju, z którym Polska nie podpisała umowy w zakresie ubezpieczeń społecznych to w wielu przypadkach dochodzić będzie do „podwójnego oskładkowania” – wykonywanie pracy za granicą nie zwalnia z obowiązku opłacania składek w ZUS, a dodatkowo może pojawić się obowiązek płacenia składek w kraju, w którym praca jest wykonywana.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku wykonywania pracy w kraju należącym do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zasady koordynacji ubezpieczeń społecznych zawarte w Rozporządzeniach Rady nr 883/2004 i 987/2009 określają w jaki sposób ustala się właściwe ustawodawstwo ubezpieczeniowe w przypadku wykonywania pracy za granicą oraz w jaki sposób i na jakich zasadach nabywa się prawo do świadczeń.

Zgodnie z zasadą jednego ustawodawstwa pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu w tym państwie, w którym pracuje, nawet jeżeli siedziba pracodawcy oraz jego miejsce zamieszkania znajdują się w innym państwie. Podstawowy wyjątek od tej zasady dotyczy jednak pracowników delegowanych. Pracownik wykonujący pracę na terytorium państwa członkowskiego na rachunek przedsiębiorstwa, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został delegowany na terytorium innego państwa członkowskiego w celu wykonywania tam pracy, podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego pod warunkiem, że przewidywany okres wykonywania pracy nie przekracza 24 miesięcy i że nie została ona delegowana w miejsce innej osoby, której okres delegowania upłynął.  Tak więc pracownicy delegowani przez polskiego pracę do innego kraju UE na okres nie dłuższy niż 24 miesiące mogą nadal podlegać ubezpieczeniom w Polsce. W tym celu pracodawca ma obowiązek uzyskać dla pracownika w inspektoracie ZUS formularz A 1.

Delegowanie pracownika, nawet krótkotrwałe powoduje, że pracodawca musi spełnić wiele dodatkowych obowiązków: ustalić czy praca za granicą będzie podróżą służbową czy odesłaniem, zapewnić pracownikowi niedyskryminujące warunki pracy w stosunku do pracowników danego kraju, ustalić, w którym kraju będzie podlegało opodatkowaniu wynagrodzenie pracownika oraz ustalić właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych. Wysłanie pracownika za granicę nakłada więc wiele dodatkowych obowiązków dla pracowników zajmujących się obsługą rachunkowo – księgową firmy, nieodzowne jest więc zapewnienie im odpowiedniego przygotowania.

Pracodawcom, którzy zamierzają delegować swoich pracowników za granice oferuję współpracę w zakresie kompleksowego przygotowania pracowników oraz pomoc w zakresie opracowania optymalizacyjnych procedur podatkowych i ubezpieczeniowych związanych z uzyskiwaniem przez firmę jak i pracowników dochodów za granicą.