Zagraniczna podróż służbowa

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów: diet i innych należności za czas podróży (kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).

Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową zobowiązany jest pokryć pracownikowi koszty tej podróży i zapewnić diety – świadczenia, które mają na celu pokryć pracownikowi wyższe koszty utrzymania.

Dzisiejszy artykuł poświęcony jest kwestiom ustalania należnych świadczeń z tytułu zagranicznej podróży służbowej.

Do końca lutego 2013 r. wysokość diet za dobę podróży zagranicznej określało Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Od 1 marca 2013 r. obowiązuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nowe rozporządzenie podwyższa przede wszystkim stawki diet, reguluje też kilka innych kwestii. Poniżej przedstawiamy regulacje dotyczące podróży zagranicznych.

Diety

Rozporządzenie, jak sam tytuł wskazuje, ma zastosowanie do pracowników sfery budżetowej. Inni pracodawcy nie muszą się do niego stosować, ale… są dwa warunki. Jeżeli pracodawca (spoza sfery budżetowej) chce zastosować inne wysokości diet to:

1. wysokość diety z tytułu podróży zagranicznej nie może być niższa od diety krajowej określonej rozporządzeniem (obecnie jest to 30 zł), jeżeli jednak dieta jest wyższa niż określona w rozporządzeniu to nadwyżka podlega opodatkowaniu (oraz składkom ubezpieczeniowym);
2. warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej należy określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę  – jeżeli w dokumentach tych nie ma postanowień dotyczących diet to pracownikowi przysługują należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

Wysokość diety za dobę podróży określona jest w załączniku do wskazanego rozporządzenia. Dieta wyrażona jest w walucie danego kraju, ale zgodnie z przepisami może ona być wypłacana w polskich złotych według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Jeżeli w czasie podróży pracownik otrzymuje wyżywienie wysokość diety odpowiednio się zmniejsza. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolację – 30% diety;

4) inne wydatki – 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, wysokość diety należy odpowiednio pomniejszyć.

Przykład

Pracodawca wysłał Panią Iwonę w 15 dniową podróż do Niemiec. Pracodawca zwrócił poniesione przez nią wydatki za podróż oraz hotel. W cenie usługi hotelowej zawarty był również koszt śniadania. Pani Iwona ma prawo do diet określonych rozporządzeniem. Jaka kwota diet jej przysługuje?

 Stawka diety z tytułu podróży do Niemiec wynosi 49 euro za dobę podróży co przy 15 dniowej podróży daje kwotę 735 euro. Zauważmy jednak, że Pani Iwona miała zapewnione śniadania co oznacza, że wysokość jej diety należy zmniejszyć o 15% tak więc: 735 – 15% = 624,75 euro.

Koszty przejazdu

Wysokość kosztów przejazdów obejmuje cenę biletu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje (czyli pracodawca zwraca tyle ile pracownik faktycznie zapłacił).

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadku wysokość kosztu przejazdu określa się iloczynem przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr (ustaloną przez pracodawcę, nie wyższą jednak niż określona w odrębnych przepisach).

Nocleg

Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów noclegu pracownika w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, nie więcej jednak niż limit określony w załączniku do rozporządzenia.

W uzasadnionych przypadkach (np. niemożność znalezienia noclegu, którego koszt mieściłby się w limicie) zwrot może być dokonany w wysokości przekraczającej limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % limitu (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu). Zwrot kosztów nie przysługuje gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Przykład

Limit noclegowy określony w przepisach wskazuje np. że koszt noclegu w podróży służbowej do Grecji nie może przekroczyć kwoty 140 euro. Oznacza to, że pracownik szukając sobie hotelu w trakcie podróży powinien znaleźć taki, który kosztuje do 140 euro.

Limit określony w rozporządzeniu służy pracodawcy do tego by „ograniczyć rozrzutność pracowników” w poszukiwaniu noclegu. Faktycznie więc do uznania pracodawcy należy czy limit ten będzie stosował. Pracodawca może np. przyjąć limit wyższy, bądź też zwracać pracownikom wydatki w pełnej wysokości. Mówiąc wprost: nikt nie broni pracodawcy wyrazić zgody na zakwaterowanie pracowników w hotelach pięciogwiazdkowych – dla pracownika takie świadczenie jest oczywiście wolne od podatku, dla pracodawcy stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości.

Inne świadczenia

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi te koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Zwrot dojazdów środkami komunikacji miejskiej określa się ryczałtem w wysokości 10% diety.

Inne należności za czas podróży do wypłacenia których zobowiązany jest pracodawca obejmują na przykład: koszt przewozu bagażu osobistego, koszt leczenia oraz leków.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy) do wysokości określonej w rozporządzeniu wolne są od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dla pracodawcy świadczenia te będą kosztem uzyskania przychodu.