Prezenty dla pracowników

Kilka dni temu w Gazecie Prawnej ukazał się artykuł „Prezentem od pracodawcy nie zawsze trzeba dzielić się z fiskusem”, w którym wypowiadałem się na temat  podatkowych konsekwencji prezentów dla pracowników. Tekst dotyczył bonów i kart podarunkowych. „Szczodrość” pracodawców może przybierać również inne formy. Przyjrzyjmy się więc szerzej prezentom od pracodawców by dowiedzieć się, które z nich mogą korzystać ze zwolnienia w podatku dochodowym.

Zmienne i często wzajemnie sprzeczne orzeczenia i interpretacje podatkowe dotyczące pozapłacowych świadczeń dla pracowników powodują, że wiele firm ma problemy z ustaleniem, które z tych świadczeń powinny być opodatkowane, a które nie. Wielu pracodawców przyznaje, że zrezygnowało z przyznawania pracownikom takich świadczeń jak vouchery, bilety, paczki świąteczne, pakiety medyczne, szkolenia, samochód służbowy, telefon komórkowy – właśnie ze względu na wątpliwości podatkowe.

Świadczenia z zfśs

Typowym świadczeniem „prezentowym” dla pracownika są świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT rzeczowe oraz pieniężne świadczenia z zfśs do wysokości 380 zł wolne są od podatku. Prezenty świąteczne sfinansowane w całości środkami funduszu nie rodzą więc obowiązku zapłaty podatku. Jednocześnie odpisy na zfśs stanowią koszt pracodawcy.

Przepis jednak zastrzega, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Wątpliwości wobec tego może budzić możliwość zwolnienia z podatku między innymi biletów (do kina, teatru, na imprezy sportowe i kulturalne), karnetów (np. na basen). Bez wątpienia są to „znaki” uprawniające do wymiany na określone usługi, jednak stwierdzić należy, że bilet czy karnet będzie świadczeniem zwolnionym z podatku. Spełnione muszą być oczywiście dwa warunkami: nie może kosztować więcej niż 380 zł i powinien być sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wątpliwości dotyczące biletów rozwiało Ministerstwo Finansów w piśmie z 15 marca 2004 r. (PB5/MC-033-14-464/04): „ze zwolnienia – w limitowanej wysokości – korzysta wartość biletu do kina, teatru lub wartość karnetu na basen czy siłownię, jeżeli ich zakup został w całości sfinansowany ze środków zfśs”.

Bilety na imprezy sportowe i kulturalne i inne nie uprawniają posiadacza do wymiany ich na inne towary lub usługi, jeżeli więc zostały sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ich wartość nie przekroczy 380 zł, mieszczą się w definicji rzeczowych świadczeń i są zwolnione z podatku dochodowego.

Jednakże zakup bonów towarowych (np. kart podarunkowych czy przedpłaconych) podlegał będzie opodatkowaniu. Z drugiej jednak strony wolne od podatku będzie wypłacenie pracownikowi gotówki, którą ten będzie mógł praktycznie przeznaczyć na dowolny cel. Wprawdzie regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien określać cele i osoby, którym przysługują świadczenia ale zwolnienie podatkowe nie jest uzależnione od udokumentowania wydatku.

Uwaga

Świadczenie musi być w całości sfinansowane z zfśs. Zwolnienie nie przysługuje, jeżeli pracodawca opłaci prezent dla pracownika tylko częściowo pieniędzmi z funduszu, a resztę pokryje z bieżących środków. W art. 21 ust. 1 pkt 67 updof mowa jest bowiem o świadczeniach sfinansowanych „w całości” ze środków funduszu.

Kiedy świadczenie jest przychodem

Generalna zasada mówi, że przychodem z wykonywanej pracy są nie tylko otrzymane pieniądze lecz także świadczenia w naturze bądź świadczenia nieodpłatne bądź częściowo odpłatne.

Dla celów podatkowych świadczenie rzeczowe czy nieodpłatne należy oczywiście wycenić.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,
3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,
4. w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

W przypadku świadczeń niepieniężnych najistotniejszą kwestią jest ustalenie jego wartości. Wysokość takiego świadczenia ma oczywiście wpływ na ustalenie wysokości należnej zaliczki na podatek. W sytuacji gdy pracownik otrzyma świadczenie rzeczowe bądź nieodpłatne a nie ma możliwości ustalenia jego wysokości przypadającej na tego pracownika nie będziemy mieli do czynienia z przychodem.

Przykładem takiego świadczenia może być oddawanie pracownikom przez pracodawcę towarów po upływie daty ich przydatności (np., kosmetyki). Przepis ustawy nakazuje wycenę takich towarów dla pracowników według cen stosowanych wobec innych odbiorców – właściciel nie sprzedałby już przeterminowanego towaru wobec czego jego wartość wynosi 0, w konsekwencji takie świadczenie nie będzie przychodem.

Takim świadczeniem jest również np. zarezerwowanie przez pracodawcę dla swoich pracowników basenu czy sali gimnastycznej raz w tygodniu. Pracownik, który skorzysta z oferty otrzymuje oczywiście od pracodawcy nieodpłatne świadczenie ale ponieważ nie ma możliwości ustalenia wartości takiego świadczenia (pracodawca nie ma możliwości by ewidencjonować kto i jak często z tego świadczenia korzysta) to tym samym nie powstaje obowiązek podatkowy.

Imprezy dla pracowników w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego   K7/13

Trybunał Konstytucyjny w wyroku K7/13 z 8 lipca 2014 r. uznał, że przychodem dla pracownika może być tylko takie świadczenie, które obiektywnie jest w jego interesie – stanowi dla niego realną korzyść majątkową czy pozwala na zaoszczędzenie własnych wydatków.

Na gruncie takiej tezy imprezy dla pracowników, takie jak firmowa wigilia czy impreza integracyjna nie powinny stanowić przychodu podlegającego opodatkowaniu. Mimo że impreza taka jest zazwyczaj formą pewnej nagrody dla pracowników to z reguły wzięcie udziału w imprezie stanowi warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – w związku z tym po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Świadczenia wolne od podatku

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje szereg świadczeń, które dla pracownika będą wolne od podatku a dla pracodawcy będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. Większość z tych świadczeń (np. ekwiwalenty za korzystanie przez pracowników z własnych narzędzi czy sprzętu, odzież firmowa czy ochronna, świadczenia bhp) związanych jest z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, stąd trudno je uznać za prezent ale niektóre z nich mogą służyć zarówno do celów służbowych jak i prywatnych więc mogą być dla pracownika prezentem, tym bardziej miłym, że zwolnionym z podatku.

Takim prezentem mogą być okulary.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawców powinien być realizowany w odniesieniu do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca może ten obowiązek zrealizować poprzez kupno pracownikowi zaleconych okularów (lub soczewek) bądź też poprzez dokonanie zwrotu poniesionych przez pracownika na ten cel wydatków, udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. (por. Interpretacja ogólna nr DD3/033/30/CRS/11/95 Ministra Finansów z dnia 16 marca 2011 r. w sprawie stosowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do świadczeń związanych z zapewnieniem pracownikom okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.)

Uwaga

Organy podatkowe zgadzają się, że zakup dla pracownika okularów stanowi dla niego koszt. Jednakże w odpowiedziach na interpelacje poselskie (nr 29234 i 5036) Minister Finansów stwierdził, że pracodawca nie może odliczyć podatku VAT od kupionych dla pracowników okularów.

Uwaga 2

Zwolnienia podatkowe mające związek z wykonywaną pracą dotyczą pracowników, nie mają wobec tego zastosowania do zleceniobiorców czy też innych osób nie będących pracownikami (np. prezesów).

Samochody służbowe

Często stosowaną formą „upominku” dla pracowników jest udostępnienie mu samochodu służbowego do celów prywatnych. Świadczenie takie do tej pory rodziło szereg problemów podatkowych. Z jednej strony problemem było rozpoznanie czy stanowi ono dla pracownika przychód (np. dojazd pracownika z domu do pracy samochodem służbowym nie musi stanowić przychodu jeśli wiąże się z garażowaniem tego samochodu w prywatnym garażu pracownika).

Jeżeli nawet pracodawca uznawał, że takie świadczenie stanowi przychód dla pracownika to niejasnym też było w jaki sposób ustalać wartość tego świadczenia. Organy podatkowe stały na stanowisku, że należy je wyceniać wg stawek z wypożyczalni samochodów.

Od nowego roku będą obowiązywały przepisy, zgodnie z którymi wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1)  250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;

2)  400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wskazanych kwot.

Nowe regulacje powinny uprościć zasady rozliczania przychodu z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych choć oczywiście pewne wątpliwości: przykładowo pracownik korzystający ze starego golfa z silnikiem o poj. 1,9 faktycznie zapłaci wyższy podatek niż pracownik korzystający z najnowszego passata z silnikiem 1.4. Przepisy też nie precyzują czy ryczałt obejmuje także koszt paliwa, które może być finansowane przez pracodawcę bądź przez samego pracownika.

Uwaga

Ryczałtowy przychód pracownika nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu – nie jest to bowiem wydatek, który pracodawca ponosi.

Jeżeli pracodawca ponosi koszt zakupu paliwa, które jest wykorzystywane na potrzeby prywatne pracownika to zdaniem organów podatkowych taki wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu (np. interpretacja Izby Skarbowej w Krakowie z 18 kwietnia 2006 r. PD-1/42180-6/06).

Dojazd pracowników do pracy

Warto też wspomnieć, że od nowego roku wolna od podatku będzie wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem (art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT).