Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców

Od 1 czerwca 2025 r. wejdą w życie nowe przepisy regulujące zatrudnianie cudzoziemców w Polsce: ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Zmiany mają na celu usprawnienie procedur poprzez cyfryzację oraz uszczelnienie systemu, by przeciwdziałać nielegalnemu zatrudnieniu. Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów i obowiązków.

Główne zmiany w przepisach

Nowe regulacje, choć nie wprowadzają rewolucji, modyfikują obecny system oparty na zezwoleniach na pracę i oświadczeniach o powierzeniu pracy. Kluczowe zmiany obejmują:

1. Pełna cyfryzacja: Wprowadzony zostanie centralny system teleinformatyczny, za pomocą którego pracodawcy będą składać wnioski, powiadomienia i odwołania. Decyzje również będą doręczane elektronicznie. System ten ma usprawnić komunikację między urzędami i ułatwić weryfikację legalności zatrudnienia. Dostęp do konta w systemie będą mieli zarówno pracodawcy, jak i cudzoziemcy.
2. Zmiany w zezwoleniach na pracę:
   1. Likwidacja „testu rynku pracy”: Zniesiony zostanie wymóg uzyskiwania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych. Ma to przyspieszyć procedurę. Starosta zachowa jednak możliwość tworzenia list zawodów, dla których wydawanie zezwoleń będzie wstrzymane.
   1. Minimalny wymiar czasu pracy: Wprowadzono wymóg zatrudnienia na co najmniej ¼ etatu, aby przeciwdziałać nadużyciom.
   1. Brak przedłużania zezwoleń: Zamiast przedłużania, pracodawcy będą musieli składać wnioski o nowe zezwolenia, które będą traktowane priorytetowo, a praca będzie mogła być kontynuowana w trakcie procedury.
   1. Okres ważności: Standardowo do 3 lat, ale nie dłużej niż 1 rok dla firm działających krócej niż rok lub przy zatrudnieniu poniżej ½ etatu.
   1. Uproszczone powiadomienia: Zmiana siedziby, nazwy firmy, przejęcie zakładu pracy czy zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków będą wymagały jedynie powiadomienia wojewody.
3. Oświadczenia o powierzeniu pracy: Procedura dla obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji pozostaje, ale wnioski będą składane wyłącznie elektronicznie. Nadal będą obowiązywać przez maksymalnie 24 miesiące, z wymogiem zapewnienia porównywalnego wynagrodzenia.

Nowe i rozszerzone obowiązki pracodawców

Ustawa wprowadza szereg nowych, kluczowych obowiązków:

• Weryfikacja legalności pobytu: Pracodawca musi żądać od cudzoziemca okazania ważnego dokumentu pobytowego i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia oraz przez 2 lata po jego zakończeniu.
• Umowa w formie pisemnej: Konieczne jest zawarcie pisemnej umowy przed dopuszczeniem do pracy. Musi ona zawierać warunki zgodne z zezwoleniem/oświadczeniem i być przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca. Jeśli oryginał jest w języku obcym, wymagane jest tłumaczenie przysięgłe na język polski, przechowywane przez 2 lata.
• Przekazanie kopii umowy do urzędu: Kopię umowy w języku polskim należy przekazać przed powierzeniem pracy do odpowiedniego organu za pomocą systemu teleinformatycznego.
• Powiadomienie o niepodjęciu/zakończeniu pracy: Należy poinformować urząd, jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy (w ciągu 7 dni dla oświadczeń, 2 miesięcy dla zezwoleń) lub zakończył ją wcześniej. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować odmową wydania kolejnych dokumentów.
• Informowanie o związkach zawodowych: Pracodawca musi pisemnie poinformować cudzoziemca (w zrozumiałym dla niego języku) o prawie do wstępowania do związków zawodowych.

Zaostrzone sankcje i kontrole

Nowe przepisy przewidują surowsze kary za ich nieprzestrzeganie.

• Wyższe grzywny: Za nielegalne powierzenie pracy lub zatrudnienie na innych warunkach niż w dokumencie legalizacyjnym grozi grzywna od 3000 zł do 50 000 zł. Za inne wykroczenia (np. brak umowy pisemnej, tłumaczenia) kara wyniesie od 1000 zł do 3000 zł.
• Rozszerzony katalog odmów: Organ będzie musiał odmówić wydania zezwolenia lub wpisu oświadczenia m.in. w przypadku:
  • Zaległości w ZUS lub podatkach.
  • Utrudniania kontroli w ciągu ostatnich 2 lat.
  • Gdy podmiot działa głównie w celu ułatwiania wjazdu do Polski.
  • Gdy pracodawca użytkownik nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie.

Podsumowanie

Nadchodzące zmiany wymagają od pracodawców starannego przygotowania. Kluczowe będzie wdrożenie nowych procedur wewnętrznych, zwłaszcza w zakresie weryfikacji dokumentów, przygotowywania umów i terminowego składania powiadomień przez centralny system teleinformatyczny. Dostosowanie się do nowych, bardziej rygorystycznych wymogów pozwoli uniknąć dotkliwych sankcji finansowych i problemów z legalizacją pracy cudzoziemców w przyszłości.