Praktyczna checklista dla każdego pracodawcy
Od 1 czerwca 2025 r. zmieniły się przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców lecz wiele procedur odbywa się jeszcze na podstawie przepisów starych. Mamy więc spory chaos administracyjny, w którym można się pogubić. Chcesz się upewnić, że wszystkie procedury zostały już przeprowadzone i możesz bezpiecznie podpisać umowę z cudzoziemcem?
Checklista: 10 kluczowych dokumentów
Przed podpisaniem umowy i dopuszczeniem cudzoziemca do pracy, upewnij się, że posiadasz komplet dokumentów legalizujących zarówno jego pobyt, jak i pracę w Polsce.
1. Ważny paszport lub inny dokument podróży. Zanim rozpoczniesz jakiekolwiek formalności, zweryfikuj tożsamość kandydata i upewnij się, że jego paszport jest ważny. Kopia strony z danymi osobowymi powinna zostać dołączona do akt osobowych pracownika.
2. Dokument legalizujący pobyt w Polsce Sama chęć do pracy nie wystarczy – cudzoziemiec musi przebywać w Polsce legalnie. Dokumentem potwierdzającym ten fakt może być:
- Wiza (np. wiza krajowa typu D z prawem do pracy),
- Karta pobytu (zezwolenie na pobyt czasowy, stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE),
- Stempel w paszporcie potwierdzający złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt,
- W przypadku obywateli Ukrainy objętych specustawą – potwierdzenie legalności pobytu na podstawie tej ustawy.
3. Dokument legalizujący pracę To drugi filar legalnego zatrudnienia. W zależności od obywatelstwa i sytuacji cudzoziemca, będzie to:
- Zezwolenie na pracę typu A: Najpopularniejszy typ zezwolenia, o które pracodawca wnioskuje do wojewody (wkrótce powinny zostać przyjęte nowe rozporządzenia, które mogą zmienić nomenklaturę zezwoleń na pracę).
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: Uproszczona procedura dostępna dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Pozwala na pracę przez 24 miesiące.
- Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę: Dokument łączący obie funkcje, o który aplikuje sam cudzoziemiec.
- Dokument zwalniający z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę: Dotyczy to m.in. posiadaczy Karty Polaka czy absolwentów polskich uczelni stacjonarnych.
Ważne: Pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię dokumentu legalizującego pracę przez cały okres zatrudnienia.
4. Numer PESEL Niezbędny do celów podatkowych i ubezpieczeniowych (ZUS). Jeśli cudzoziemiec go nie posiada, pracodawca może pomóc w jego uzyskaniu, informując cudzoziemca jaki wniosek należy złożyć urzędzie gminy właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika. Dla wielu obcokrajowców jest to klucz do normalnego funkcjonowania w Polsce.
5. Umowa o pracę (lub umowa cywilnoprawna) Umowa jest fundamentem stosunku pracy. Musi być sporządzona na piśmie i – co kluczowe – przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Oprócz polskiej wersji językowej, należy przygotować tłumaczenie. Niedopełnienie tego obowiązku jest naruszeniem przepisów.
6. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy Tak jak w przypadku polskich pracowników, cudzoziemiec musi przejść wstępne badania lekarskie. Skierowanie wydaje pracodawca, a orzeczenie lekarskie musi być uzyskane przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.
7. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych (ZUS ZUA / ZZA) Pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Do tego właśnie niezbędny jest numer PESEL.
8. Kwestionariusz osobowy dla pracownika Standardowy dokument HR, który pozwala zebrać wszystkie dane niezbędne do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji płacowej, zgodnie z wymogami Kodeksu pracy.
9. Oświadczenia podatkowe (np. PIT-2) Aby prawidłowo naliczać zaliczki na podatek dochodowy, pracownik powinien złożyć odpowiednie oświadczenia, w tym PIT-2, który upoważnia do stosowania kwoty zmniejszającej podatek. Warto również uzyskać oświadczenie o miejscu zamieszkania w celu ustalenia rezydencji podatkowej.
10. Informacja o warunkach zatrudnienia Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca musi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy przekazać mu na piśmie informację o podstawowych warunkach zatrudnienia (normy czasu pracy, wymiar urlopu, termin wypłaty wynagrodzenia itp.).
O czym jeszcze warto pamiętać?
- Obywatele UE/EOG/Szwajcarii: Procedura zatrudnienia obywateli tych państw jest znacznie uproszczona. Nie potrzebują oni zezwolenia na pracę. Wystarczy, że zarejestrują swój pobyt, jeśli planują zostać w Polsce dłużej niż 3 miesiące.
- Specustawa dla obywateli Ukrainy: Pamiętaj o specjalnych przepisach, które ułatwiają zatrudnianie Ukraińców, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r. Kluczowy jest obowiązek powiadomienia powiatowego urzędu pracy przez portal praca.gov.pl w ciągu 14 dni od podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy.
Zatrudnienie cudzoziemca to proces, który wymaga staranności i znajomości aktualnych przepisów. Powyższa lista to fundament, który pozwoli uniknąć najczęstszych błędów.
Czujesz się przytłoczony ilością formalności? Nie jesteś pewien, która procedura dotyczy Twojego przyszłego pracownika?
Zapraszam na darmowe webinarium, które przybliży nowe regulacje w zakresie zatrudniania cudzoziemców, które weszły w życie 1 czerwca 2025 r. Wkrótce szczegóły!
Dodaj komentarz